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      吕梁学院关于做好2022届毕业生档案整理、转递工作的通知
      2022-05-09 10:29 作者: 编辑:赵志龙    (点击: )

                                                                            吕院招就函【2022】6号 

      各教学系:

      为做好新冠肺炎疫情防控期间2022届毕业生档案整理和转递工作,使档案材料内容符合真实性、完整性、安全性、规范性的要求,确保毕业生档案整理、转递工作顺利进行,请各教学系严格执行《吕梁学院学生档案管理办法》,履行学生档案管理职责,认真完成好2022届毕业生档案的整理、转递工作。现将有关事项通知如下:

      一、毕业生档案要件

      毕业生档案材料应包括以下内容:

      1.学生入学档案:普通高考生的高考档案和高中档案;对口考生的对口升学考试档案和职业中专或职业高中档案;专升本考生的专升本考试档案和专科毕业生档案。

      2.在校期间档案:包括学生年度鉴定表、普通高等学校毕业生登记表、学生成绩档案表、实习鉴定表、学士学位授予决定书、奖惩材料、学籍异动材料、入伍材料、就业通知书(报到证白联待办结后到招生就业处领取)。

      二、毕业生档案材料整理要求

      1.归档的材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确,应有承办单位或个人签名,并有形成材料的日期。    

      2.归档的材料,凡规定需审查盖章的,必须加盖印章。

      3.档案材料文字必须是正式打印或用黑色钢笔或中性笔填写,不得使用铅笔、圆珠笔以及其它颜色的钢笔、中性笔填写,信息要真实准确,字体颜色一致,字迹工整清晰,不得涂改,不出现错别字及不规范的简化字,不得他人代填,复印无效。

      三、毕业生档案转递

      1.毕业生档案在所有归档材料整理好后,按照每班实际毕业生填写《吕梁学院2022届毕业生档案移交清单》(附件1)一式三份《移交清单》上一定要注明档案邮寄或自带字样教学系负责人和档案管理专员签字、加盖教学系公章学校档案室、招生就业处、教学系各留存一份

      2.毕业生档案邮寄,按照《吕梁学院2022届毕业生档案转递注意事项》(附件2)进行。 各教学系认真填写《吕梁学院2022届毕业生档案邮寄花名表》(附件3)后,与邮局对接,由邮局打印好“邮政EMS标准快递”邮寄详情单,审核无误后加盖系章方可邮寄。邮寄单号产生后,通知到毕业生本人,密切关注档案去向,直到档案安全到达派遣地址。

      3.考取研究生、参加专项招聘的毕业生,如录取学校和招聘单位要求提前调档,需要考取院校和招聘单位出示调档函,学生本人申请,所在教学系负责人批准,装封好后发放给本人自己携带或邮寄至录取院校、招聘单位。

      四、工作要求与温馨提示

      1.整理。2022年因疫情情况比较特殊,各教学系根据毕业生返校和离校时间实际情况,按照毕业生档案要件1、2的材料要求,可提前考虑毕业生档案材料的整理,确保每一位毕业生档案齐全,尽量避免学生离校后的遗留问题。

      2.审查。学生档案材料按要求整理好后,请各教学系(部)副书记、档案管理专员,严格把关,对每件进档资料的签字、盖章等每个环节、程序认真审核,确保每件档案材料信息准确无误后方可装档。

      3.封装。各教学系装档案时间视就业报到证办结时间再定,以教学系为单位提前与档案室预约统一进行。装档时一一对应分别装入毕业生个人档案袋中,不可张冠李戴。教学系、招生就业处、学校档案室共同在学校档案室集中审核,审核合格后,进行档案封装、盖章。

      4.转递。密封后的学生档案由各教学系统一领取后邮寄或发至学生手中。学生档案原则上不允许学生自带,因特殊原因需自带档案的学生,学生须提交档案自带申请(附件4),由教学系党总支副书记审核批准后方可自带。

       

      附件

      1.吕梁学院2022届毕业生档案移交清单

      2.吕梁学院2022届毕业生档案转递注意事项

      3.吕梁学院2022届毕业生档案邮寄花名表

      4.吕梁学院毕业生档案自带申请书 

      招生就业处

      202259

       

       

      附件【1 吕梁学院 系2022届毕业生档案移交清单.doc已下载
      附件【3 吕梁学院2022届毕业生档案邮寄花名表.xls已下载
      附件【2 吕梁学院2022届毕业生档案转递注意事项(1).doc已下载
      附件【4 吕梁学院毕业生档案自带申请书.doc已下载
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    版权:吕梁学院招生就业处