招就工作动态
当前位置: 首页 >> 招就工作动态 >> 正文
    吕梁学院关于做好2021届毕业生档案整理、转递工作的通知
    2021-06-02 10:57  

    吕梁学院招生就业处

    吕院招就函〔20217

    吕梁学院关于做好2021届毕业生档案整理、

    转递工作的通知

    各教学系:

    学生档案整理和转递工作是政策性、严肃性极强的工作。2021届学生毕业在即,为使档案材料内容符合真实性、完整性、安全性、规范性的要求,确保毕业生档案整理、转递工作顺利进行,请各教学系根据《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》和《高等学校档案管理办法》等精神要求,严格执行《吕梁学院学生档案管理办法》,履行学生档案管理职责,认真完成好2021届毕业生档案的整理、转递工作。现将有关事项通知如下:

    一、毕业生档案要件

    根据学生档案管理的规定,毕业生档案材料应包括以下内容:

    1.学生入学档案:是指普通高考生的高考升学考试档案和高中档案;对口考生的对口升学考试档案和职业中专或职业高中档案;专升本考生的专升本升学考试档案和专科毕业生档案。

    2.在校期间档案:包括学生年度鉴定表、普通高等学校毕业生登记表、学生成绩档案表、实习鉴定表、学士学位授予决定书、奖惩材料、学籍异动材料、入伍材料、就业通知书(报到证白联待办结后到招生就业处领取)。

    二、毕业生档案材料整理要求

    1.归档的材料必须是办理完毕的正确材料。材料应完整、真实、文字清楚、手续齐备、对象明确,应有承办单位或个人签名,并有形成材料的日期。    

    2.归档的材料,凡规定需审查盖章的,必须加盖印章。

    3.档案材料文字必须是正式打印或用黑色钢笔或中性笔填写,不得使用铅笔、圆珠笔以及其它颜色的钢笔、中性笔填写,信息要真实准确,字体颜色一致,字迹工整清晰,不得涂改,不出现错别字及不规范的简化字,不得他人代填,复印无效。

    三、毕业生档案转递

    1.毕业生档案在所有归档材料整理好后,按照每班实际毕业生填写《吕梁学院2021届毕业生档案移交清单》(附件1)一式三份,《移交清单》教学系负责人和档案管理专员签字、加盖教学系公章并注明档案邮寄或自带字样,学校档案室、招生就业处、教学系各留存一份。

    2.毕业生档案邮寄,按照《吕梁学院2021届毕业生档案转递注意事项》(附件2)进行。 各教学系认真填写《吕梁学院2021届毕业生档案邮寄花名表》(附件4)和邮局对接,由邮局打印好“邮政EMS标准快递”邮寄详情单(附件3),审核无误后加盖系章方可邮寄。邮寄单号产生后,通知到毕业生本人,密切关注档案去向,直到档案安全到达派遣地址。

    3.考取研究生、参加专项招聘的毕业生,如录取学校和招聘单位要求提前调档,需要考取院校和招聘单位出示调档函,学生本人申请,所在教学系负责人批准,装封好后发放给本人自己携带或邮寄至录取院校、招聘单位。

    四、工作要求与温馨提示

    1.根据我校2021年毕业生离校工作安排,各教学系根据毕业生档案要件12的材料要求,可提前考虑毕业生档案材料的整理,确保每一位毕业生档案齐全,尽量避免学生离校后的遗留问题。

    2.学生档案材料按要求整理好后,请各教学系(部)副书记、档案管理专员,严格把关,须对每件进档资料的签字、盖章等每个环节、程序认真审核,确保每件档案材料信息准确无误后方可装档。

    3.各教学系装档时间视就业报到证办结时间再定,以教学系为单位提前与档案室预约统一进行。装档时一一对应分别装入毕业生个人档案袋中,不可张冠李戴。教学系、招生就业处、学校档案室共同在学校档案室集中审核,审核合格后,进行档案封装、盖章。

    4.密封后的学生档案由各教学系统一领取后邮寄或发至学生手中。学生档案原则上不允许学生自带,因特殊原因需自带档案的学生,学生须提交档案自带申请(附件5),由教学系党总支副书记审核批准后方可自带。必须向毕业生强调:毕业生档案不可随意丢弃、不可随便销毁、不可滞留手中、不可私自拆封。遗失、私拆将无法弥补损失。

    5.学校提供的档案邮寄信息是教育部就业管理系统中提供的派遣地址信息中比对的信息,各教学系需与每一位学生核对档案邮寄信息,将档案邮寄地址、接收单位或接收部门、接收人、接收人联系电话、邮编等信息准确无误掌握清楚,为准确投寄准备。

    特别强调:回生源地(报到证签发到生源地)的毕业生,务必核实清楚其生源地就业主管单位、部门接收档案的名称,或档案托管机构名称(毕业生应先到档案托管机构办理托管手续)。

    6.报到证办结时间待省厅今年派遣工作安排后确定,招生就业处办理完毕第一时间将报到证通知书(白色)分发各教学系。

    附件1 吕梁学院          系2021届毕业生档案移交清单.doc

    附件2 吕梁学院2021届毕业生档案转递注意事项.doc

    附件3 “邮政EMS标准快递”邮寄详情单.doc

    附件4 吕梁学院2021届毕业生档案邮寄花名表.xls

    附件5 吕梁学院毕业生档案自带申请书.doc

    招生就业处

    202162

    附件【附件5 吕梁学院毕业生档案自带申请书.doc已下载
    附件【附件2 吕梁学院2021届毕业生档案转递注意事项.doc已下载
    附件【附件4 吕梁学院2021届毕业生档案邮寄花名表.xls已下载
    附件【附件3 “邮政EMS标准快递”邮寄详情单.doc已下载
    附件【附件1 吕梁学院 系2021届毕业生档案移交清单.doc已下载
    关闭窗口

版权:吕梁学院招生就业处